7 méthodes et outils de communication pour une performance efficace et durable

La communication est pour les organisations une pratique cohérente et efficace, une démarche claire et apporte également à l’ensemble du personnel de la confiance. Elle garantit le sentiment d’appartenance et renforce l’amour pour le travail. Elle entretient la relation avec les clients et toutes les parties intéressées.

« Le secret d’un bon système de management réside dans la capacité de chaque organisation à mettre en place une bonne stratégie de communication aussi bien en interne qu’en externe « .

Suite à mon dernier article « Les 7 raisons qui font de la communication un outil indispensable de réussite organisationnelle« , j’ai été interpellé à donner des méthodes de communication efficaces pour la performance des entreprises. Telle est la pertinence de cet article qui est alors une suite du précédent.

1- Les groupes de discussions

Le mot groupe peut paraître ambiguë par le titre, mais il trouve son sens dans le développement.

Aujourd’hui les réseaux sociaux sont un puissant outil de communication en interne comme en externe. Toutefois les groupes sur WhatsApp, Facebook, Telegram… sont de pertinentes méthodes pour faire passer les informations en un temps record en interne. Ils permettent de stimuler le dialogue et d’impliquer le personnel dans l’atteinte des objectifs.

Ils garantissent l’échange en dehors du travail, créent l’entente et la cohésion des équipes.

Par ailleurs il est à noter que ces groupes permettent de mesurer le niveau d’implication et de motivation de chacun.

« Un manager qui remarque la non-implication d’un membre de son équipe dans un groupe de discussion deux semaines durant, doit se demander ce qui ne va pas ».

Le manager a le devoir de motiver ses troupes et de les mener vers la réalisation d’objectifs. Par conséquent, il est important de veiller à ce que toutes les personnes qui constituent l’équipe soient impliquées dans la communication interne. Les groupes représentent en ce sens un outil d’évaluation de satisfaction, d’implication et de motivation du personnel.

2- Les sorties

« L’être humain ressent naturellement le besoin de s’évader, de s’épanouir au-delà d’un cadre défini. L’être humain est à la recherche perpétuelle de liberté ».

Il est primordial pour les équipes de ressentir de l’épanouissement mais surtout de se sentir en sécurité dans le travail.

En organisant des sorties (afterwork, balades, week-end touristique, activités ludiques), l’organisation s’assure de renforcer la communication au sein des équipes, de développer la cohésion de groupe mais surtout de diminuer le stress et la pression au travail. C’est le moment où les membres du personnel sans travailler, participent activement à la performance de l’entreprise.

Un employé passe 8 heures/jour et au moins 5 fois par semaine dans l’entreprise. Ce qui signifie qu’il accorde tout son temps à son travail. Pour que ce travail soit pour lui un plaisir, il faut qu’il y trouve une source d’épanouissement. Au-delà de la recherche de profit auquel il est tenu quotidiennement, il faut qu’il ressente la récompense de son dévouement. C’est là l’avantage et l’utilité des sorties.

Par ailleurs, à travers les images et les vidéos prises durant ces sorties, l’entreprise pourra communiquer en externe surtout sur les réseaux sociaux, afin d’attirer les internautes sur sa marque. Il y va alors d’une stratégie à double efficacité et l’une des plus pertinentes de nos jours où le milieu professionnel est de plus en plus stressant.

Nous avons créé le concept « Friday Brainstorming » dans notre entreprise qui consiste à améliorer le système chaque semaine. Une balade est organisée hors du cadre du bureau chaque vendredi, permettant à chacun de donner son point de vue sur les axes perfectibles. Dans un contexte relaxant et amusant, les idées pleuvent pour contribuer à la performance organisationnelle. Cette méthode est l’une des plus efficaces que nous utilisons pour mieux satisfaire les exigences du client et améliorer le système dans son ensemble.

3- L’image

De plus en plus il est démontré que l’image a une meilleure audience que les écrits. En effet, l’esprit est plus réceptif aux images qu’aux textes.

La co-fondatrice de Afro et Nature, la marque numéro 1 de produits cosmétiques et capillaires au Sénégal, pense qu’on devrait sortir des méthodes conventionnelles et s’adapter à de nouvelles. Elle m’a confié que lors de son stage chez Airbus dans le département de la communication interdépartementale, elle avait utilisé des BD pour faire passer une information importante. Elle confirme que les employés étaient plus réceptifs et mieux informés. C’est une technique non conventionnelle mais très efficace.

Pour faire passer les informations en interne, on délaisse de plus en plus les écrits qui sont remplacés par des graphes, pour mieux susciter l’intérêt et la curiosité, tout en faisant passer le message.

Les images sont utiles dans l’élaboration des supports de communication externe et permettent aux clients de mieux comprendre le message véhiculé. Le lien cognitif et affectif est très vite établi par cette méthode qui rend l’information plus attrayante.

Toutefois, il est à noter que l’utilisation de l’image comme support de communication doit revêtir une maîtrise des techniques graphiques, par rapport aux couleurs, à la police mais surtout à la quantité de texte. Une image remplie de texte bourre l’esprit d’informations, qui a tendance à les rejeter au lieu de les assimiler.

La simplicité reste la meilleure clé pour l’utilisation de l’image comme méthode de communication.

4- Les Entretiens

L’entretien est l’une des méthodes les plus efficaces pour renforcer la communication au sein d’une équipe mais également un pertinent moyen de motivation.

Un chef d’équipe m’a confié que sa réussite résidait dans le fait de faire comprendre à chaque membre de son équipe qu’il est l’élément le plus important. Il dit les recevoir tour à tour au moins une fois par mois pour connaître l’évolution des activités mais également le niveau d’épanouissement et d’engagement de chacun. Il dit que cela l’aide à mieux impliquer le personnel dans l’élaboration et le déroulement des processus.

L’entretien permet aux chefs d’équipes, aux managers de connaître le climat au sein de l’organisme, il développe l’enthousiasme pour le travail, il permet de réduire les frustrations et les conflits.

Pour les grandes entreprises, il serait difficile pour le Manager de recevoir tout le monde régulièrement, toutefois, il pourrait recevoir les équipes. Et avec son expérience, il saura obtenir le niveau de satisfaction et de motivation qu’il souhaite.

Les entretiens doivent permettre aux chefs d’équipes de tirer le meilleur de chacun, ils doivent être effectués dans le respect de l’équité et de l’équilibre professionnel. Le manager ne doit faire aucune distinction ni favoritisme. Il devra être juste et impartial dans ses choix.

5- Les Réunions

« Plus des réunions sont organisées, plus le système est performant »

Nombreux employés sous-estiment l’intérêt de faire régulièrement des réunions. Beaucoup la considère comme un long moment fatigant. C’est ne pas comprendre leur utilité.

Les réunions permettent de maintenir l’orientation vers la réalisation des objectifs mais surtout de veiller au respect de la vision de l’entreprise. Elles garantissent la détection et la réduction des non-conformités mais surtout permettent de regrouper une ou plusieurs équipes. Rares sont les moments où tout le monde est regroupé dans un même endroit, cela ne peut qu’être avantageux.

Nous avons eu à faire une consultance pour une organisation où en faisant le diagnostic stratégique, nous avons détecté plusieurs dysfonctionnements. Le personnel n’était pas en phase avec la volonté du Directeur Général. Lorsqu’on a calculé la fréquence à laquelle les réunions étaient organisées, 60% ont affirmé que des réunions étaient rarement tenues. Cela signifie que les réunions ne sont organisées qu’entre les cadres, ce qui impacte la motivation mais surtout la communication interne. Certains membres du personnel ont du mal à suivre la vision de l’organisation, d’autres l’ignorent même.

Les réunions sont la base d’une communication interne efficace, elles ne doivent pas se limiter entre les cadres, elles doivent être un moyen de communication qui permet, au-delà des activités, de réunir le personnel, de réduire les craintes, de renforcer la confiance, la motivation mais surtout le sentiment d’appartenance, important dans l’épanouissement professionnel.

6- Le coaching

Le coaching est l’une des méthodes les plus utilisées de nos jours dans les organisations pour contribuer à la bonne démarche des entreprises.

En effet, le coach a le rôle d’accompagner une personne, un groupe ou une équipe vers un renouveau personnel, professionnel et organisationnel. A travers les activités, il renforce la confiance, l’entente mais surtout permet à chacun de s’exprimer et d’exprimer son génie. Il décèle les potentiels et aide à utiliser les compétences pleinement pour contribuer au résultat de l’entreprise. Afin de motiver les équipes, les organisations de plus en plus font appel au coaching.

Lors de mon passage à H&C Sénégal, nous avions eu à faire un atelier avec une entreprise de BTP. Au début de la séance, il régnait une tension palpable dans la salle, cela se voyait que les équipes n’étaient pas en phase. Au fil de la journée, chacun sortait ses maux, tout le monde donnait son point de vue. A la fin de la journée, un meilleur climat envahissait la salle.

Le Directeur de cette entreprise a reconnu que les séances de coaching effectués chez eux, avaient un impact positif dans l’organisation. De plus en plus l’équipe du départements des finances et celle du marketing arrivent à s’entendre et à travailler ensemble. Cela a favorisé la communication et l’efficacité dans son système organisationnel.

Le coaching est aujourd’hui la solution pour développer l’intelligence collective mais surtout tirer avantage de l’intelligence émotionnelle. Il répond aux besoins organisationnels et managériales dans la mesure où il permet à l’ensemble du groupe de puiser dans son génie pour se servir tout en servant son entreprise.

La finalité du coaching consiste par conséquent à garantir aux organisations une communication interne performante et efficace. Il contribue à la performance des organisations en fournissant aux groupes les outils managériales nécessaires pour un résultat durable.

7- La publicité

 » Une bonne publicité ne transmet pas seulement de l’information, elle pénètre l’esprit du public avec des désirs et des croyances ».

Essentiellement destinée aux consommateurs, la publicité est sans doute le moyen de communication externe le plus efficace. En effet, bien qu’elle utilise divers canaux, elle permet de communiquer avec le client, de l’attirer par rapport à un produit ou un service et de le fidéliser. Elle permet de mettre en confiance les parties intéressées et de garantir la relation durable avec ces derniers.

Si nous sommes tous d’accord sur sa pertinence, il est de noter que la manière de s’y prendre doit faire l’objet d’une sérieuse étude.

Les nouvelles technologies ont permis de toucher une cible plus large mais ont surtout contribué à la naissance de nouveaux outils performants et moins coûteux. Grâce aux applications créées sur les réseaux, plus besoin d’aller à la télé ou à la radio encore moins de faire des affiches et des flyers. L’information est disponible instantanément et accessible à tous. C’est d’ailleurs l’une des meilleures innovations du siècle.

Par ailleurs si Nike a réussi sa dernière campagne « Just do it » en référence à leur slogan, le message véhiculé derrière « Believe in something even if it means sacrifying everything » a surtout plus suscité l’intérêt des internautes et des clients. On ne pourrait pas dire la même chose pour H&M et récemment Gucci qui ont reçu nombreuses critiques dues à leurs collections jugées racistes par le public.

Le mot « Buzz » ayant pris de l’ampleur a fini par avoir de la valeur. Il faut faire le buzz pour attirer les consommateurs. Mais comment ?

De plus en plus le « Bad buzz » est développé. Une technique qui consiste à attirer le public par une information choquante ou provocante. Plus c’est négatif, plus les gens en parlent, plus la marque ou le produit est connu, plus l’entreprise gagne en notoriété. C’est une stratégie intelligente mais très risquée en ce sens où elle peut causer la mort précipitée d’une organisation

« La meilleure publicité est celle qui est la plus simple, sans aucun terme technique ».

Une bonne ou une mauvaise publicité est définie par le public. C’est avec une grande attention et une très bonne stratégie qu’une entreprise doit s’y prendre pour véhiculer son message et se faire comprendre par sa cible.

En définitive, il faut retenir que la communication reste un outil stratégique et indispensable pour la réussite organisationnelle.

Pour en tirer la quintessence, toutes ces méthodes citées doivent être utilisées en corrélation. Bien qu’il en existe d’autres notamment « les appels aux clients » pour mesurer la satisfaction de ces derniers, toutes ces techniques doivent être manipulées suivant la mission, la vision, et les objectifs de l’organisation.

Le besoin pour une entreprise comme Coca-Cola n’est pas le même que pour la petite entreprise de 25 employés. Ce qui signifie que la pertinence réside dans une mise en place d’une bonne stratégie de communication aussi bien en interne qu’en externe.

Chaque manager a la latitude de choisir le modèle qui lui convient. Il n’y a pas de méthode miracle, chaque méthode requiert une mise en pratique rigoureuse et stratégique.

« L’entreprise qui réussit sa stratégie de communication aussi bien en interne qu’en externe, accroît considérablement son chiffre d’affaires ».