Comment accueillir un nouveau collaborateur dans une équipe ?

Mon équipe est composée d’une assistante d’agence, d’un commercial, d’une recruteuse (moi) et d’une recruteuse en alternance, suite à un pic d’activité et au burn out de notre assistante d’agence, notre direction a enfin accepté de renforcer nos équipes en recrutant un nouveau collaborateur qui nous déchargerait d’une part de mes tâches pour laquelle on se rend compte qu’il faudrait une personne à temps plein, ce qui nous permettra d’absorber plus facilement les missions de notre assistante d’agence qui est absente en ce moment.

J’ai donc très très très hâte, et vous n’imaginez pas à quel point, qu’il arrive, et que je puisse me focaliser sur d’autres missions qui me tiennent à cœur.

Quand je suis arrivée le 2 mai 2018 au sein du groupe, j’ai reçu un accueil qui ne m’a clairement pas donné envie de rester dans cette équipe. En effet, le jour de mon arrivée, tout le monde, sans exception avait prévu quelque chose en extérieur, et je me suis retrouvée seule pendant deux looongues heures. Vous comprendrez pourquoi, la première impression n’était pas très bonne. Le deuxième, jour, j’ai enfin pu discuter avec mes collègues, et deux d’entre eux se plaignaient énormément des conditions de travail et surtour de la rémunération. La deuxième impression… Pas bonne non plus. Les jours passaient et on m’a laissé seule face à l’intranet de l’entreprise et un manuel « d’intégration » en m’indiquant sur un ton narquois que, pendant quelques jours ce manuel et cet intranet seraient ma Bible. Troisièmement impression… pas besoin de vous l’expliquer, n’est-ce pas ?

Par la suite, j’ai demandé à changer d’agence et à mon tour, j’ai été amenée à accueillir des nouveaux collaborateurs dans l’équipe. Repas le premier jour d’arrivée, se montrer disponible et ouverte à toutes remarques, je voulais faire mieux que l’accueil que j’avais reçu en arrivant (ce qui n’était pas très compliqué entre vous et moi).

Malgré cela, je me rends compte que nous aurions pu mieux faire dans l’accompagnement des nouveaux collaborateurs qui ont fini par exprimer à différents niveaux une forme de frustration.

Je veux et je peux encore faire mieux et m’améliorer, mais comment faire ?

J’ai donc surfé sur le net et j’ai discuté avec le collaborateur actuellement en poste au sein de l’agence. Ainsi, ci-dessous, vous trouverez des idées qui vous permettront d’accueillir au mieux un nouveau collaborateur :

AVANT QU’IL N’ARRIVE

– Quelques jours avant sa prise de poste, faîtes-lui savoir que vous êtes ravis qu’il rejoigne votre équipe et que vous restez joignable pour toutes questions d’ici là.

– Faites-lui part de votre volonté de déjeuner avec lui le jour de son arivée

– Préparez un espace de travail neutre et le matériel dont il aura besoin.

– Faîtes en sorte que ses collègues soient disponibles pour un déjeuner avec lui jour de son arrivée

– Préparez sa première semaine d’intégration (formation, objectifs, activités diverses)

– Préparez-lui un petit pack de bienvenue avec des goodies

– Si vous avez un wiki ou un intranet, envoyez-lui un lien afin qu’il puisse s’y connecter, principalement s’il pourra y trouver un trombinoscope.

– Soyez sûr que tous ces identifiants et mots de passe soient créés et fonctionnels.

– Trouvez-lui un mentor, une personne expérimentée occupant le même poste que lui avec lequel il n’aura pas de lien hiérarchique direct.

– Envoyez-lui son plan d’intégration sur aau minimum une semaine

– Envoyez un email pour annoncer son arrivée à tous les membres du service

LE JOUR DE SON ARRIVÉE

– Faîtes le tour des lieux avec lui

– Présentez le nouveau collaborateur à tous les membres du service

– Parcourez ensemble le plan pour sa première semaine de travail pour qu’il se sente productif rapidement

– Passez en revue des questions liées aux avantages sociaux et à l’administratif

– Faites un bilan à l’issue de la première journée de travail

L’ISSUE DE LA PREMIÈRE SEMAINE

– Demandez-lui ce qu’il a appris cette semaine

– Demandez s’il a ressenti des difficultés

– Demandez-lui s’il y a des choses qu’il a particulièrement aapprécié

– Aidez-le à mettre en place une organisation si besoin